Un centralino per migliorare l’assistenza

Come è possibile migliorare l’assistenza tecnica della vostra azienda con un centralino telefonico evoluto? Ve lo spieghiamo con un esempio tratto dalla vita di ogni giorno.

Un’azienda vende ed assiste, ad esempio, caldaie e climatizzatori ed è soggetta, ad ogni cambio di stagione, a periodi di attività frenetica. Quando inizia il caldo tutti vogliono rimettere in funzione i condizionatori (e pochi si sono preoccupati di installarli o provarli in anticipo).

In questi periodi i tecnici sono sempre impegnati presso i clienti e ogni risparmio di tempo è importante per aumentare il numero di clienti che si riescono ad accontentare. In ufficio c’è una segretaria che riceve le richieste di intervento e le organizza. Ma spesso, non avendo le necessarie competenze, non è in grado di fare una diagnosi esatta e i tecnici andranno dal cliente con un’idea vaga del problema e, magari, senza i ricambi giusti.

Proviamo a pensare che la segretaria, al momento della diagnosi del guasto, possa “inserire” nella conversazione anche uno dei tecnici che può rispondere da un cellulare, avviando una telefonata a tre. In breve tempo il tecnico fa la diagnosi, la segretaria verifica la disponibilità dei ricambi e tutti insieme possono anche fissare direttamente un appuntamento.

Pensate al risparmio di tempo ed alla soddisfazione del cliente!

Per non parlare del tempo che risparmieranno la segretaria e  il tecnico per non dover fare il lungo giro di telefonate che è necessario in questi casi.

Facciamo un altro esempio.

Quando l’ufficio è chiuso o la segretaria manca, il cliente può lasciare un messaggio nella segreteria telefonica del reparto assistenza e i tecnici riceveranno il messaggio sui cellulari, mentre il responsabile lo troverà anche nelle e-mail e sul suo telefono. I messaggi possono essere ascoltati, inoltrati e cancellati anche senza andare personalmente in ufficio. La certezza è che nessun messaggio verrà perso e tutto sarà sotto controllo senza perdite di tempo.

Ma c’è una soluzione ancora migliore.

Quando la segretaria è assente, o quando l’azienda vuole offrire un servizio efficiente anche fuori orario, molti risolvono facendo chiamare direttamente i tecnici sul proprio cellulare, ma corrono il serio rischio che il cliente tenti di “scavalcare” l’azienda accordandosi direttamente con il tecnico. Invece il centralino può essere programmato in modo che, in orari di chiusura o comunque se la segretaria non risponde entro un certo tempo, la chiamata sia inoltrata automaticamente ad uno dei cellulari “di turno”. Ogni chiamata lascia una traccia nel centralino e, con un opportuno messaggio di avviso, può essere anche integralmente registrata, a futura memoria. Il cliente entra subito in contatto con il tecnico e l’azienda non corre rischi.

Se vi serve un centralino che possa fare questo (e moltissime altre cose) chiedete una consulenza o un preventivo gratuito.